Artikeln är en manual för användande av formulär för att dokumentera sitt arbete ute på klinik. Man gör bedömningar via app (offline) eller via web. De som bedömmer kan vara studenten själv, en handledare på kliniken, lärare, patient eller annan person.


TABLE OF CONTENTS


Förutsättningar


Systemet innehåller ett antal formulär för att dokumentera återkoppling på någon färdighet du genomfört. För att detta skall fungera bör följande saker vara på plats:


Logga in


På webben

  1. Du får ett student konto till Ortrac från lärare
  2. Gå till siten https://www.ortrac.com
  3. Logga in med ditt email och ditt lösenord
  4. Här finner du sammanställningar av dina resultat från olika formulärsbedömningar.

I mobilen

  1. Gå till siten https://www.orzone.com/app-orzone-forms (enbart för Lund: https://www.orzone.com/app-ortrac-scholar)
  2. Välj att ladda ned app för Iphone eller Andriod (appen är gratis)
  3. Efter installation starta appen och logga in med samma konto som på Ortrac web.

Problem med inloggning

  • På siten https://www.ortrac.com, klicka på I cannot access my account
  • Be om nytt password genom att skriv in e-mail adressen o trycka på knappen Request new password
  • Ett email kommer till din angivna e-mail adress. Klicka på mailet och följ instruktionerna.



Appen


Startsidan är den första sidan som dyker upp i appen. 


Startsidan

Här finns:

  1. Meddelanden som du fått på webben
  2. Notifieringar som du fått på webben 
  3. Resultat som du ännu inte laddat upp efter offline läge
  4. Om du klickar på + tecknet så kan du skapa en egen Quiz/Form med hjälp av olika taggar


Personliga inställningar

Om du klickar på bilden/ikonen till höger så kommer du till dina inställningar

Här finns:

  1. Logga ut 
  2. Kolla om du blivit tillagd i nya kursen
  3. Ta bort sparat material som du inte längre behöver efter laddat upp alla ifyllda formulär
  4. Ta bort sparade evaluators signaturer
  5. En automatfunktion som alltid skickar upp dina formulär efter att du tryckt på Submitknappen


Fylla i formulär i appen

Ladda ned formulären till appen

  1. Välj kurs
  2. Ladda ned formulären som tillhör kursen. De fungerar nu att använda offline.
  3. Klicka på ett formulär för att börja en utvärdering


Fyll i formulär

  • Gör en evaluering av Diagnos generell genom att markera ett val i den fem gradiga skalan
  • Gör en evaluering av Diagnos paroddontologi genom att markera ett val i den fem gradiga skalan 
  • Välj Enkel och komplex patient
  • Eventuellt göra en eftertaggning om du som student lägger till extra taggar
  • Ladda upp formulär till lärare; Submit med:
    • Student om du ger återkoppling till dig själv eller annan student, 
    • Teacher om det är en lärare 
    • Supervisor om det är en handledare. 
    • Anonymous använder du om du samlar återkoppling från patienter.

 

Web


Web versionen av Ortrac fungerar i browsers på de flesta enheter. Du behöver dock vara online för att kunna fylla i formulär här.


Startsidan

När du startar web versionen så hamnar du på en startsida, som kallas Analytics. För att komma tillbaka hit klickar man på vänstermenyn, Analytics



Denna sida fungerar som uppsamlingsida för olika typer av funktioner som tilldelats dig t ex dina formular, tomma som ifyllda. 



Evaluations menyn; Här ser du vilka formulär du fått ifyllda och på vilken dag, samt nivå på bedömningen. Klicka på en punkt för att få upp en lista med ifyllda formulär, för den dagen, och vilka Observationskategorier de är taggade med. Om du klickar på en rad med formulär så kommer du till menyn med just det formuläret samt det ifyllda formuläret, sida vid sida.



I sektionen forms finner du lista med de formular du har till ditt förfogande. Här ser du hur många submissions du fått, per formulär. Om du klickar på formuläret kommer du till de ifyllda formulären. 



Assignments sektionen 

tar dig till din lista med assignments. Om du fått assignments tilldelade till dig och du påbörjat arbetet med dem fylls den liggande mätaren med den procentsats färdiga assignments du klarat av hittills.


Include/Exclude sektionen

 Här kan man filtrera vyn på olika saker, man kan ta bort saker (Exclude) och lägga till saker (Include) som skall visas. Detta kan vara taggar eller annat som är kopplade till formulären, content eller assignments.


Content sektionen 

Klicka i den orange ringen för att nå dina tilldelade formular. Inre ringen= tillgängliga, yttre ringen har mörk färgton för de formulär som finns registrerade och ljus färgton för oregistrerade.


Personliga mål

klicka på knappen Create from current view och skriv in vad ditt mål skall vara och en slutdatum.



Målet du skapat kan man se på startsidan på webb appen och även i startsidan i mobilappen.


I mobilappen kan du uppfylla dina mål genom att:

  • Klicka på dina Goals, på startsidan i appen
  • Klicka på det aktuella målet
  • Välj Quiz eller form genom att klicka på New Quiz/Form button

  • Om du valt Forms så får du ett antal frågor som är relaterade till din nuvarande studentsituation
  • Klicka på en eller flera frågor som pass för att du skall kunna nå dina personligt uppställda mål
  • Vill du byta till, gör det eller behåll måltiteln
  • Tryck på Save knappen för att spara, din lokalt måluppfyllande formulär.

Nu har studenten ett egenskapat formulär med situationer som du behöver göra och dokumentera för din personliga utveckling. De ligger nu ett nytt forms under My formssektionen



Dina formulär på webben

Här ser du en interaktiv lista med de formulär du fått dig tilldelad. Du kan använda filtren för att hitta formulär med olika programmål eller kursmål, SOLO kategorier eller andra grupper av markeringar taggar det finns att tillgå på ert program.



Klicka på ett formulär I listan för att komma till ifyllnad av formular samt en samlad vy av tidigare bedömningar som gjorts.



  • Klicka på Form tabben för att för att fylla I ett formulär på web (samma formulär som finns i appen.)
  • Klicka på Submissions tabben för att för att se de formular som du fyllt I eller fått I fyllda av din handledare.
  • Submission vyn listar alla fält från respektive formulär och gör listan dynamisk i form av att kolumner dyker upp beroende på hur formuläret är uppbyggt.
  • Tabellen visar vilka skalsteg som satts för respektive del i formuläret. Här visas också kommentarer.
  • Klicka på kugghjulet för att ta bort kolumner som för stunden inte är intressanta.


Forms fliken

  • Fyll I Förberedelse matrisen (i-knapp för mer info om skalor o annat.
  • Välj Assessor (teacher, supervisor, student, other, anonymousOm du viljer någon annan än Anonymous, så måste du fylla I e-mail address som identiffierare av bedömaren, Stickprov kan förekomma för att kontrollera validiteten av bedömningar.
  • Välj Enkel och komplex patient: (medel, avvikande enkel, avvikande svår, avvikande svår med kommunikation)
  • Tryck på Save Evaluation för att spara det ifyllda formuläret.



Om du vill editera detta ifyllda formular I efterhand så kan du ändra Enkel och complex patient, som eftertaggning.


Submission fliken

Här är dina samlade bedömningar inom kursen samlade för denna typ av formular. Klicka på ett formular I listan för att se på ifyllda detaljer.


Detaljer i ett ifyllt formulär


Formulär kan skapas på många olika sätt. Här skall vi titta på ett antal fält av intresse för studenten:


  • Student: Studentens namn (kommer från din konto information)
  • Date: datum och tid för då formuläret senast sparades. 
  • Assessor: Alla andra alternativ än anonynous bör du ange en email adress till den som gjort din utvärdering.
  • Assessor role: Vilken roll den bedömande har för dig som student
  • Submission ID: ett idnummer som man kan använda för att spåra en borttappad utvärdering.
  • Submission; din bedömning, denna har spårbarhet till kursmål/programmål och är ett viktigt instrument för att du som student skall kunna tillgodogöra dig så många kunskapsområden som möjligt.
  • Comments: Här visas eventuellt en reflektion från bedömmaren, till dig som student.


Edit tags knappen gör att du som student kan, i efterhand, gå in och lägga till extra taggar som hjälper dig att ytterliggare få ordning på din portfolio med noggranna detaljer runt utvärderingstillfället.



Export till excel


Resultatet av alla ifyllda formulär kan exporteras som delmängder eller som alla fält. Filen blir en Microsoft Excel fil för vidare hantering i exempelvis externa portföljer.



Din profil


Menyn till vänster innehåller en personlig profil av dig som användare. Här kan du lägga till bild på dig själv. Byta password med mera.


Settings menyn


Här gör du följande inställningar:

  • Ändra password/login
  • Personlig information
  • Photo
  • Regionala inställningar
  • Notifieringar från systemet



Mail/notiser


Menyn till höger högst upp innehåller tre ikoner. 



Mail

Den första menyn gör att du kan skicka meddelanden till personer inne I system, t ex din lärare. Sök på namnet och skriv meddelande



Notiser

Den andra menyn gör att du kan hitta alla dina noteringar som kommer från systemet. Det kan vara dina mål, notiser om arbetsuppgifter och annat som litas här.

Logout

Den tredje här logger du ut ur systemet. Du kan även komma åt dina personliga inställningar genom att trycka på Settings.