Denna artikel beskriver de moment man gör för att hantera en beställning från utbildningsenheten, då denna beställer ett antal praktikplatser för en period


TABLE OF CONTENTS


Hitta menyn

  • Gå till VFU-modulen(WBA)/Beställningar(Placements)



Beställningar

För att skapa en ny beställning:

  • Klicka på knappen Create placement group

Detaljer

  • Skriv in ett <namn på beställning> (t ex: Klin med 2 HT 23)
  • Ange <antal studenter> som beställningen omfattar
  • Ange <studenter per placering> som beställningen omfattar
  • Välj ett <kurstillfälle>
  • Välj de <dagar< som beställningen omfattar
  • Ange ett <slutdatum> för beställningen
  • Skriv in <allmän information> som beskriver moment och eller andra uppgifter, viktiga för placeringen
  • Klicka på knappen Save changes



Dokument

  • Klicka på knappen Browse i sektionen Documents om du vill bifoga information rörande beställningen

E-mails

  • Välj från dropdownmenyn Placement sent för att skapa ett mail som skall gå ut till berörda VFU-platser/platsansvariga
  • Välj från dropdownmenyn Supervisor appointed för att bestämma vem som skall få mail (System default=utsedd platsansvarig)

Påminnelser/remainders

  • Klicka på knappen Add remainder i sektionen Remainders om du vill skapa påminnelsemail rörande beställningen
  • Ange ett <datum>, då påminnelser skall skickas ut 
  • Välj ett <mail mall> ((System default=standardmail från systemet) 
  • Klicka på knappen Save

Send E-mail

  • Klicka på knappen Send E-mail om du vill skicka ett beställningen till utsedda platsansvariga
  • Ange <ämne>
  • Ange <platsansvariga>
  • Skriv in <ärende texten> (finns variabler att tillgå, t ex namn på platsansvarig, länk till placering, placeringens namn)
  • Klicka på knappen Send E-mail 


Motta e-mail

I inkorg hos platsansvarig kommer det ett/eller flera mail med avsändare Ortrac (standard om inget annat ställts in) samt med ämne Placement sent (standard om inget annat ställts in).

  • Öppna <mailet>
  • Klicka på knappen Open placement



I länken som öppnas får man tillgång till allmän information om beställningen, som:

  • VFU-platsens namn (för att kolla att man fått rätt mail)
  • Antal studenter
  • Antal dagar
  • Information om praktikens natur
  • Bilagor

Gå vidare med inställningar för VFU-platsen och beställningen

  • Tryck på knappen Proceed



Information om att ett verifierings-mail för inloggning har skickats till den angivna mailadressen för platsansvarig 


 

E-mail med login

I inkorg hos platsansvarig kommer det ett mail med avsändare Ortrac (standard om inget annat ställts in) samt med ämne Temporary access to Ortrac (standard om inget annat ställts in).

  • Öppna <mailet>
  • Klicka på knappen Log in here

Du som platsansvarig för VFU-platsen är nu inloggad i systemet


Använd detta mail för att logga in i systemet, även i fortsättningen




Utse handledare

Nu skall platsansvarig utse lämpliga handledare för VFU-platsen


  • Klicka på dropdownmenyn Please select a supervisor
  • Välj mellan <redan definierade> eller skapa <ny(a)> (om nya skapas får man ange e-mail och skicka ut ett mail till dessa via systemet)

Övriga menyer

Till vänster i systemet finns det två menyer:

  • VFU-platser/Workplaces (information om samtliga VFU-platser som finns i systemet)
  • Beställningar/Placements (information om samtliga beställningar som finns i systemet och är aktiva)